Microsoft
Office Add-Ins

Er din virksomhed en del af finanssektoren, er den uden tvivl underlagt omfattende rapporteringskrav til Finanstilsynet, Nationalbanken og Skat. Rapporteringen foregår typisk via dedikerede portaler, hvor finansielle virksomheder indberetter deres data. For at indberetningen bliver accepteret, skal datadokumenterne være formateret efter strenge regler, typisk i XML-format.

​

Et Add-In til Excel kan være løsningen på det tidskrævende og komplekse arbejde med dataindberetning. Add-In'et kan håndtere hele processen – fra dataindsamling i forretningssystemer til dataformatering og generering af XML-dokumenter.

​

For brugeren er det komplekse arbejde skjult bag en enkel funktionsknap i Excels kommandolinje. Ved at klikke på knappen åbnes en inputformular, hvor brugeren eksempelvis kan vælge rapporteringstype og kvartal. Derefter overtager Add-In'et automatisk arbejdet ved at hente data fra forretningssystemerne, indlæse dem i Excel til kontrol og generere de færdige XML-dokumenter klar til indberetning.

Et advokathus eller en ejendomsadministrationsvirksomhed kan ofte have et behov for at generere stort antal af standarddokumenter, hvor kun enkelte oplysninger som eksempelvis dato, navn og adresse ændrer sig. Det er et tidskrævende og ikke værdiskabende arbejde, som med fordel kan automatiseres med et Word Add-In.

​

Et Add-In til Word kan løse denne opgave ved at generere dokumenter baseret på predefinerede dokumentskabeloner. Disse skabeloner indeholder standardtekster samt tekstpladsholdere, som udfyldes dynamisk af Add-In'et med data hentet fra eksempelvis kundesystemet.

 

Hele processen styres via en simpel funktionsknap i Words kommandolinje. Når brugeren klikker på knappen, åbner Add-In'et en inputformular, hvor man kan vælge en dokumentskabelon. Derefter udfører Add-In'et resten af arbejdet ved at udfylde pladsholder i dokumentskabelonen med data fra kundesystemet og generere færdige dokumenter. 

Mange virksomheder oplever, at der ofte kræves en længere mailkorrespondance med en potentiel kunde, før det resulterer i en samarbejdsaftale. I forbindelse med indgåelsen af aftalen har virksomheden brug for kundens oplysninger, såsom CVR-nummer, adresse samt navn og e-mail på kontaktpersonen. Disse oplysninger anvendes bl.a. til at oprette kunden i virksomhedens kundesystem.

​

Denne proces kan effektiviseres med et Add-In til Outlook. Add-In'et opretter en standardmail med en formular til indsamling af kundeoplysninger og sender den til den nye kunde. Mailen kan også vedhæfte relevante dokumenter som forretningsbetingelser eller lignende. Kunden svarer på mailen ved at udfylde formularen og sender den tilbage hvorefter Add-In'et læser automatisk oplysningerne fra returmailen, kontrollerer dem mod CVR-registeret og sender kundeinformation videre til kundesystemet, hvor den nye kunde bliver oprettet.

Selvom Microsoft Outlook er en fremragende mailklient, mangler den stadig funktioner, som mange brugere anser for nødvendige og værdifulde.

 

For eksempel, hvis du har opbygget en stor og kompleks mappestruktur i Outlook til at organisere og gemme dine mails, kan det være udfordrende at finde en bestemt mappe, da Outlook ikke understøtter mappesøgning.

 

Et andet eksempel er den manglende mulighed for at tilknytte ekstra information til en mail i form af metadata. Disse data kunne bruges til mere præcis kategorisering og søgning af mails.

 

Derudover efterspørger mange brugere muligheden for at oprette standardsvar i form af mailtemplates med tekstplaceholders, der automatisk udfyldes med eksempelvis modtagerens navn.

 

Disse og mange andre manglende funktioner kan tilføjes ved hjælp af specialudviklede Add-Ins til Outlook, der skræddersys til matche brugerens behov og ønsker.